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서울시 종이문서 제로 '아파트 전자결재시스템' 내년 보급
등록날짜 [ 2019년09월02일 16시15분 ]

문서생산·결재·공개 한번에

내년 상반기 설명회, 하반기부터 보급

 

서울시가 관리비 부과서류, 각종 점검일지 같이 아파트에서 생산관리되는 종이문서를 100% 전자화해 문서의 생산부터 결재, 보관, 입주민 공개까지 모든 단계가 한 번에 이뤄지는 아파트 전용 전자결재시스템 󰡐S-apt 플랫폼󰡑을 전국 최초로 구축한다. 내년 6월까지 시스템 구축을 완료하고, 하반기부터 서울시내 아파트 전체를 대상으로 보급Å확대해 수기결재와 종이문서 사용으로 인한 비효율적 관리를 개선하고 투명한 정보공개를 통해 입주민의 알권리를 강화한다는 목표다.

서울시는 올초 󰡐서울특별시 공동주택관리규약준칙󰡑을 개정해 2021년부터 아파트의 전자결재시스템 사용 및 공개를 의무화한데 이어, 관련 시스템 구축·보급으로 투명한 스마트 아파트 만들기에 속도를 낸다는 계획이다.

앞서 시는 지난 2년간 10개 아파트 단지('172, '188)를 선정해 󰡐전자결재시스템󰡑을 시범운영하고, 2018년엔 공동주택 관리의 투명한 정보공개 추진기반 마련을 위한 정보전략계획(ISP)을 수립했다. 󰡐S-apt 플랫폼󰡑은 아파트 관리 모든 종류의 문서를 전자화해 결재하는 아파트 전용 󰡐전자결재시스템󰡑과 이 시스템을 기반으로 생산된 전자문서를 공개하는 󰡐전자문서 공개시스템󰡑으로 이뤄진다. 아파트 관리사무소에서 그동안 일일이 수기로 생산해오던 종이문서를 󰡐전자결재시스템󰡑을 통해 전자화하면, 󰡐전자문서 공개시스템󰡑과 연계돼 이 전자문서가 공개되는 방식이다.

전자결재시스템은 아파트 관리사무소에서 그동안 일일이 수기로 생산해오던 관리비 부과서류, 공사용역 관련 서류, 각종 점검일지 등 모든 종류의 생산문서를 전자결재 함으로써 문서의 생산부터 보관까지 모든 단계를 󰡐전자문서화󰡑 하는 시스템이다.

전자문서 공개시스템은 전자결제시스템을 기반으로 생산된 전자문서를 홈페이지를 통해 공개하는 시스템이다.

시는 이밖에도 플랫폼에 자치구와 아파트 간 원활한 소통을 위한 전용 채널도 구축한다. 문서 수·발신, 회람, 재난경보(지진·화재·태풍·황사·폭염·미세먼지 등) 발령 시 상황전파 시스템 등의 기능도 함께 구축할 예정이다.

시는 이 플랫폼이 구축되면 그동안 꾸준히 제기되던 종이문서 업무관리로 인한 정보 안전성(문서분실, 위조, 훼손 등)과 문서찾기의 어려움 등이 해소되고 방대한 종이문서 보관 및 관리비용의 절감, 관리위탁업체 및 직원의 잦은 변경에 따른 체계적 인수인계 어려움, 비정기적 공개정보 제공 등으로 인한 비리, 오해 등의 위험이 한 번에 해결될 수 있을 것으로 기대하고 있다.

시는 시스템을 안정적으로 운영하고 서울시내 전 아파트로 원활하게 보급Å확산하기 위해 내년 7월부터 󰡐S-apt 플랫폼 지원센터(가칭)󰡑도 운영한다. 시스템 사용자(관리사무소장, 입주자대표 등)의 연령대가 대부분 고령인 점을 고려해 온라인교육 뿐만 아니라 단지별 1:1 맞춤형 교육, 권역별 자치구 집합교육, 온라인·유선·방문 등을 지원해 시스템의 이해도와 편리성을 높여 사용자들의 역량을 강화시킨다는 계획이다.

류훈 서울시 주택건축본부장은 󰡒전자결재 기반 S-apt 플랫폼은 아파트 관리부문에서 꾸준히 제기되던 문제점을 제거해 효율성과 투명성을 높일 뿐만 아니라 입주민의 알권리를 충족시켜 줌으로써 아파트 내 분쟁과 불신 해결, 비리 사전예방 등에 크게 도움이 될 것으로 기대한다󰡓󰡒투명한 아파트 조성을 위해 아파트 관계자, 입주민들의 관심을 부탁드린다. 공동생활에서 피부로 느낄 수 있는 스마트 아파트가 조성될 수 있도록 최선의 노력을 다하겠다󰡓고 말했다.

이경충 기자 nnews21@daum.net

 
     
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